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  • access数据库教程之从头开始创建数据库

  • 2016-11-02 21:29 来源:未知
从头开始创建数据库
如果没有模板可满足您的需要,或在另一个程序中有您要导入 Access 的数据,那么您可能决定更好的办法是从头开始创建数据库。对于大多数应用程序来说,这通常涉及以下的一个或两个操作:
*  创建新的表,然后将数据输入、粘贴或导入到这些表中。
*  从其他源导入数据,这将在该过程中创建新表。
若要了解有关规划和设计数据库的详细信息,或有关创建关系、窗体、报表或查询的详细信息,请访问本文“请参阅”一节中的链接。
创建空数据库
1.   启动 Access。
2.   在“开始使用 Microsoft Office Access”页中,单击“空白数据库”。
“空白数据库”按钮
3.   在“空白数据库”窗格的“文件名”框中,键入文件名。如果没有提供文件扩展名,Access 会为您添加扩展名。默认文件位于以下位置:
§  Microsoft Windows Vista  c:\Users\用户名\Documents
§  Microsoft Windows Server 2003 或 Microsoft Windows XP  c:\Documents and Settings\用户名\My Documents
若要更改文件位置,请单击“文件名”框旁边的“浏览”按钮图像,通过浏览查找并选择新的位置,然后单击“确定”。
4.   单击“创建”。
Access 将创建数据库,然后在数据表视图 (数据表视图:以行列格式显示来自表、窗体、查询、视图或存储过程的窗口。在数据表视图中,可以编辑字段、添加和删除数据,以及搜索数据。)中打开一个空表(名为 Table1)。
5.   Access 将光标置于“添加新字段”列中的第一个空单元格内。
新数据库中的新的空白表
若要添加数据,请开始键入,也可以从另一个源粘贴数据,本文后面的将数据从另一个源粘贴到 Access 表中一节对此进行了说明。
 注释 
*  在数据表视图中输入数据被设计成非常类似于在 Excel 工作表的中输入数据。主要的限制是,必须从数据表的左上角开始,在连续的行和列中输入数据。不应当像在 Excel 工作表中那样,尝试通过包括空行或列来设置数据的格式,因为这样做将浪费表的空间。表只包含数据。该数据的所有可视化表现形式都将在随后所设计的窗体和报表中完成。
*  表的结构是在输入数据时创建的。在任何时候向表添加新列时,都会定义新的字段。Access 基于所输入的数据的类型来设置字段的数据类型 (数据类型:决定字段可拥有的数据类型的字段特征。数据类型包括 Boolean、Integer、Long、Currency、Single、Double、Date、String 和 Variant(默认)。)。例如,如果有一个只在其中输入日期值的列,则 Access 会将该字段的数据类型设置为“日期/时间”。如果随后试图在该字段中输入非日期值(例如,姓名或电话号码),那么 Access 将显示一条消息,通知您该值与此列的数据类型不匹配。如果可能,您应当制订表计划以使每个列都包含相同类型的数据,这些类型可以是文本、日期、数字,也可以是某些其他类型。这会使您更容易生成只选择所需数据的查询、窗体和报表。
*  有关使用数据表的详细信息,请参阅文章打开空白数据表
如果不想此时输入数据,请单击“关闭”按钮图像
添加表
使用“创建”选项卡上的“表”组中的工具,可以向现有数据库添加新表。
Access 功能区图像
单击“表”在数据表视图中创建空白表。可以使用数据表视图立即开始输入数据,并让 Access 根据您的操作为您创建表结构,也可以使用设计视图 (设计视图:显示数据库对象(包括:表、查询、窗体、宏和数据访问页)的设计的窗口。在设计视图中,可以新建数据库对象和修改现有数据库对象的设计。)先创建表结构,然后再切换回数据表视图以输入数据。不管从哪个视图开始,始终可以使用 Access 窗口中状态栏上的视图按钮切换到其他视图。
插入表,从数据表视图开始  在数据表视图中,可以立即输入数据,并让 Access 在后台生成表结构。字段名称将按数字方式进行分配(Field1、Field2 等),并且 Access 将基于所输入的数据的类型来设置字段数据类型。
1.   在“创建”选项卡上的“表”组中,单击“表”。 按钮图像
2.   Access 将创建表,然后将光标放在“添加新字段”列中的第一个空单元格中。
 注释   如果看不见名为“添加新字段”的列,则可能因为处在设计视图中,而不是在数据表视图中。要切换回数据表视图,请在“导航”窗格中双击该表。Access 将提示您输入新表的名称,然后切换到数据表视图。
3.   在“数据表”选项卡上的“字段和列”组中,单击“新建字段”。 按钮图像
Access 将显示“字段模板”窗格,其中包含常用字段类型列表。如果将某个字段拖到数据表中,那么 Access 将以该名称添加字段,并将它的属性设置为该字段类型相应的值。您以后可以对属性进行更改。必须将字段拖到包含数据的数据表区域中。将出现一个垂直插入栏,显示字段将位于什么位置。
4.   若要添加数据,请在第一个空单元格中开始键入,也可以从另一个源粘贴数据,本文后面对此进行了说明。 
§  若要重命名列(字段),请双击对应的列标题,然后键入新名称。一种好的做法是为每个字段指定有意义的名称,以便当您在“字段列表”窗格中看见该字段时能够知道它包含的内容。
§  若要移动列,请单击它的列标题将它选中,然后将它拖到所需位置。还可以选择若干连续列,并将它们全部一起拖到新位置。
插入表,从设计视图开始  在设计视图中,首先创建新表的结构。然后切换到数据表视图,既可以手动输入数据,也可以使用某些其他方法(例如,粘贴或追加)来输入数据。
1.   在“创建”选项卡上的“表”组中,单击“表设计”。 按钮图像
2.   对于表中的每个字段,请在“字段名称”列中键入名称,然后从“数据类型”列表中选择数据类型。
 注释   如果没有看见“字段名称”和“数据类型”列,则可能因为处在数据表视图而不是设计视图中。若要切换到设计视图,请单击 Access 窗口中状态栏的“设计视图”按钮。Access 将提示您输入新表的名称,然后切换到设计视图。
3.   如果需要,可以在“说明”列中输入每个字段的说明。当插入点位于该字段中时,所输入的说明将显示在状态栏中。对于通过将字段从“字段列表”窗格拖到窗体或报表中所创建的任何控件,以及通过窗体向导或报表向导为该字段所创建的任何控件,所输入的说明也将用作这些控件的状态栏文本。
4.   添加完所有字段之后,保存该表:
§  单击“Microsoft Office 按钮”按钮图像,然后单击“保存”。
5.   可以在任何时候开始将数据输入表中,要这样做,需要切换到数据表视图,并单击第一个空单元格,然后开始键入。也可以从另一个源粘贴数据,下一节将对此进行描述。
如果在输入某些数据之后想要在表中添加一个或多个字段,则可以在数据表视图的“添加新字段”列中开始键入,也可以使用“数据表”选项卡上的“字段和列”组中的命令来添加新字段。
有关创建表(包括表模板的使用)的详细信息,请参阅在数据库中创建表一文。
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